Inhoud

1. 1 ICT beleid
2. 2 ICT governance
3. 3 samenhang
4. 4 efficiency
5. 5 onderwijslogistiek, roosteren en het ondersteunen van CGO
6. 6 De discussie over onderwijslogistiek dreigde in het MBO een beetje 'gekaapt' te worden door de grote vergezichten, de revolutionaire nieuwe benaderingen. Maar er is ook veel te bereiken met eenvoudige maatregelen - bijvoorbeeld door beter te roosteren. Ik heb daarover ook een artikel geschreven in de Profiel van april 2012.
7. 7 aan- en afwezigheidsregistratie (presentieregistratie)
8. 8 tweede fase nOISe-vervanging: ondersteuning van het onderwijs
9. 9 ondersteuning bpv

 

ICT beleid

Het woord ‘beleid’ is één van de meest misbruikte termen, vooral in de wereld van de overheidsorganisaties. We moeten voor alles een beleid hebben, en als er iets mis gaat dan lag het ongetwijfeld aan dat beleid – b.v. omdat het onvoldoende invulling gaf aan de ‘visie’ of de ‘missie’ van de organisatie.

Maar ondanks mijn scepsis bij de term ‘beleid’, en zeker van ‘ICT beleid’, heb ik toch moeten constateren dat onderwijsorganisaties er goed aan zouden doen om op het gebied van de informatievoorziening en de ICT met iets meer beleid te acteren.

Daarbij gaat het er in wezen om of de ambities van de organisatie in lijn zijn met de mogelijkheden zoals die op het gebied van ICT worden geboden. Ondersteunt de informatievoorziening (b.v. op het gebied van onderwijslogistiek, studentvolg, ontsluiting van content etc.) de plannen van het onderwijs? Wordt de bedrijfsvoering goed ondersteund? Zijn de mogelijkheden om onderwijsinnovaties te faciliteren (denk b.v. aan gaming, simulaties etc.) voldoende? En ook zaken als de professionaliseren van de docenten (weten zij raad met de mogelijkheden die worden geboden?), de mediawijsheid van de studenten en het beveiligingsbeleid van de organisatie moeten hiermee in lijn zijn.

Ik heb diverse onderwijsorganisatie geholpen met het formuleren van een ICT beleid, o.a. het ROC van Amsterdam, Hogeschool Zuyd, en het ID College.

 

ICT governance

Dit betreft het inrichten van de aansturing van de ICT-functie zodanig dat het ‘doet wat het moet doen’, dat het de ambities van het onderwijs ondersteunt, maar ook dat het efficiënt en effectief is ingericht.

In mijn jaren als informatiemanager van het ROC van Amsterdam heb ik me hier indringend mee bezig gehouden. Mijn conclusie is dat er geen standaard inrichting is die voldoet. Natuurlijk, de functie van informatiemanager kan belangrijk zijn – maar is dat zeker niet in alle gevallen. En het gebruik van een ‘ICT Stuurgroep’ of ander management gremium kan ook een grote bijdrage leveren. Maar voor de meeste onderwijsinstellingen, die toch meestal niet zo groot zijn, hangt het toch erg van de personen af: waar een visie en een ‘drive’ is, kan veel worden bereikt – ook waar de structuren niet optimaal zijn.

 

samenhang

Het creëren van samenhang in de informatievoorziening is voor veel ROC's een grote uitdaging.  Hoe kan ervoor gezorgd worden dat de functionaliteiten van verschillende applicaties op elkaar aansluiten, dat er geen overlappingen zijn, dat de grootste witte vlekken worden opgevuld? Hoe kan worden bereikt dat gegevens slechts één keer ingegeven hoeven te worden en dan overal waar ze nodig zijn gebruikt kunnen worden? Dat het onderwijs goed ondersteund wordt en de bedrijfsvoering efficiënt is?

Ik heb het in dat verband gehad over de applicatie-architectuur, hoewel ik vakgenoten heb die daar iets anders onder verstaan. Samen met Hans Doffegnies heb ik er een artikel over gepubliceerd in de Profiel, en ik heb er diverse presentaties over gehouden, o.a. op de themaconferentie van ROC-i-partners (‘van Appel naar Mondriaan: orde in het applicatie-landschap van het ROCvA”).

 

efficiency

Onderwijsinstellingen in het algemeen, en ROC’s in het bijzonder, hebben nog veel mogelijkheden om de efficiency verder te verbeteren. Het ‘procesdenken’ zit nog niet tussen de oren, en dat leidt in veel gevallen tot situaties waarin gesub-optimaliseerd wordt, waar met het oplossen van het ene probleem het andere wordt gecreëerd, waar onduidelijkheden in het proces (of een proces waarvan de inrichting niet aan sluit op de werkelijkheid) worden opgevangen door handmatige correcties.

Om hier verbetering in te brengen moeten principes als ‘firt time right’, ‘enter once / use many times’ etc. worden gerealiseerd. En om dat te bereiken kan de applicatieve ondersteuning een belangrijke rol spelen.  Maar ook zaken als procesuniformering (waarbij het ook heel goed denkbaar is om voor sommige processen verschillende ‘smaken’ te onderscheiden), het eenduidig beleggen van verantwoordelijkheden, et cetera.

Het verbeteren van de bedrijfsvoering is natuurlijk een heel breed onderwerp, waar veel over gepubliceerd is. Ik ben daar ook een duit in het zakje gedaan: over bedrijfsvoering in het MBO heb ik een artikel gepubliceerd in de Profiel, en ik heb een boekje samen gesteld over bedrijfsvoering (‘Operational Excellence vereist excellente bedrijfsvoering’) waarbij ook bijdragen van diverse M&I-collega’s zijn opgenomen, o.a. over technologische ontwikkelingen en over juridische aspecten.

 

onderwijslogistiek, roosteren en het ondersteunen van CGO

De nieuwe kwalificatiestructuren zijn intussen in het gehele MBO ingevoerd, maar de onderwijsvernieuwing staat daarmee nog slechts aan het begin. Bij alle onderwijsinstellingen is men op zoek naar manieren om jongeren voor te bereiden op het beroepsleven die aansluit bij de eisen van deze tijd, zonder dat de kosten uit de hand lopen. Dit is natuurlijk in de eerste plaats een onderwijskundige uitdaging, maar het stelt ook belangrijke uitdagingen aan de informatisering. Slimme logistieke modellen die ICT-matig goed worden ondersteund, het toenemend belang van een goed studentvolgsysteem, een groeiende behoefte aan goede managementinformatie… de ICT-uitdagingen liggen voor het oprapen.

Over dit onderwerp heb ik (samen met Maaike Stam en Fieke Roozen) voor het ROC van Amsterdam een tweetal rapporten geschreven die in een boekje zijn gebundeld (‘CGO bij het ROCvA: een zoektocht naar adequate ICT-ondersteuning’).

Een belangrijk aspect van CGO is de flexibilisering die daar een integraal onderdeel van is. Over de relatie tussen de flexibilisering van het onderwijs en de 850-uren norm  heb ik een duit in het zakje gedaan in het boek Beelden op Flexibel Onderwijs (onder redactie van Jef v.d. Hurk)

De discussie over onderwijslogistiek dreigde in het MBO een beetje 'gekaapt' te worden door de grote vergezichten, de revolutionaire nieuwe benaderingen. Maar er is ook veel te bereiken met eenvoudige maatregelen - bijvoorbeeld door beter te roosteren. Ik heb daarover ook een artikel geschreven in de Profiel van april 2012.

aan- en afwezigheidsregistratie (presentieregistratie)

Het kan denk ik vaak veel simpeler; met eenvoudige middelen kan soms al heel wat worden bereikt. En bovendien is het van belang om niet één uniform model te hanteren voor aan- en afwezigheidsregistratie, maar verschillende varianten waaruit , afhankelijk van de structuur van het onderwijs, gekozen kan worden. ‘One size doesn’t fit all’. en het met veel management-power proberen uit te rollen van een standaardaanpak leidt niet tot de gewenste resultaten.

Over dit onderwerp heb ik samen met Martijn Pittens, in opdracht van Kennisnet, een rapport geschreven waarin een brede inventarisatie wordt gemaakt van de belangrijkste aspecten (is in april 2010 verschenen). Verder kan hier ook de presentatie worden gedownload die ik over dit onderwerp heb gegeven op de CvI-conferentie in Veldhoven in april 2010. In juni 2010 is in de Profiel een artikel van mij verschenen over dit onderwerp. 

In schooljaar 2010/2011 heb ik Leeuwenborgh Opleidingen geholpen met de invoering van digitale AAR, en ik heb enkele ROC's hierover geadviseerd.

tweede fase nOISe-vervanging: ondersteuning van het onderwijs

Bij de vervanging van nOISe en Icaris hebben veel instellingen zich in eerste instantie geconcentreerd op de bekostigingsrelevante gegevens. Logisch, gegeven de functie die nOISe en Icaris in die instellingen hebben gehad. Maar de ondersteuning van het onderwijs, in het bijzonder de bedrijfsvoering van het onderwijs, is daarmee nog niet erg van de grond gekomen. En dat is heel jammer, want bij veel instellingen wacht het onderwijs al zo lang op een goede ondersteuning. Gelukkig komen veel instellingen nu in een fase dat ze hier wel aandacht aan kunnen besteden.

Maar welke ondersteuning het onderwijs precies wil is niet zo gemakkelijk te bepalen. 'Het' onderwijs bestaat niet, een ROC bestaat uit allemaal verschillende sectoren die verschillende behoeftes en verschillende prioriteiten hebben. Het inrichten van systemen om deze ondersteuning te bieden is een exercitie waarbij uniformiteit en heterogeniteit in evenwicht met elkaar moeten worden gebracht, waar de wensen vanuit de sectoren en opleidingen moeten worden 'vertaald' naar functionaliteiten zoals die door systemen kunnen worden geleverd.

Deze uitdaging sluit goed aan op diverse van de hierboven genoemde thema's (efficiency, onderwijslogistiek, CGO, AAR) - en het is dan ook iets waar ik instellingen graag bij wil helpen.

In de Profiel van maart 2011 is een artikel verschenen dat ik samen met Jef v.d. Hurk over studentvolgsystemen heb geschreven

 

ondersteuning bpv

De beroeps praktijk vorming maakt een belangrijk deel van de opleiding uit in het MBO, maar is qua ICT-ondersteuning grotendeels onontgonnen gebied. Terwijl ieder ROC jaarlijks (tien)duizenden bpv-plaatsen moet zien te vinden, studenten moet ‘matchen’ met deze plaatsen, e.e.a. administratief moet afwikkelen en de student vervolgens (op afstand) moet begeleiden, is er niet of nauwelijks ondersteuning bij dit massale proces. Terwijl er heel veel mogelijk is. In CRM-achtige systemen kunnen de bedrijven en contactpersonen worden bijgehouden, kunnen allerlei acties worden gefaciliteerd om bpv-plaatsen te ‘werven’, kan de matching worden ondersteund, en kan de bpv-overeenkomst worden gemaakt. En het is zelfs mogelijk om een stuk begeleiding in CRM te organiseren, hoewel ik zou aanraden om dat in een studentvolgsysteem te doen.

Maar zoals bij alle systemen voor ‘het onderwijs’ ligt ook hier de uitdaging dat de bpv in verschillende delen van de organisatie heel verschillend is georganiseerd. Sommige sectoren hebben ‘bpv desks’, die het contact met de bedrijven onderhouden, in andere sectoren is het de verantwoordelijkheid van individuele bpv-coördinatoren, of zelfs individuele docenten. En dan is  het goed inzetten van een applicatie om dit proces te ondersteunen geen sinecure.

Op de CvI-conferentie  van april 2010 in Veldhoven heb ik hier een presentatie over gehouden.