thema's

 

onderwijslogistiek: plannen en roosteren

Focus op Vakmanschap betekent dat scholen hun onderwijs moeten intensiveren: meer uren met even veel resources. Dit betekent dat zaken slimmer georganiseerd moeten worden. Bijna alle ROC's laten daarbij kansen liggen, omdat de onderwijslogistiek niet professioneel is georganiseerd: niet als functionele 'kolom' in de organisatie, met onvoldoende geschoolde medewerkers, en met onvoldoende zicht op hoe allerlei keuzes op het gebied van de inrichting van het onderwijs consequenties hebben voor de 'organiseerbaarheid' van het onderwijs.

Daarbij komen de uitdagingen op het gebied van taal en rekenen, het organiseren van deze vakken in niveauklassen die dwars door de bestaande klassenindelingen heen gaan. En dan zijn er ook nog allerlei innovatieve onderwijsconcepten die een totaal andere opzet vereisen, en die vaak mislukken omdat een instelling het niet georganiseerd krijgt.....

Hierover heb ik in januari 2014 een presentatie gehouden op de saMBO~ICT conferentie. Verder heb ik in 2012 twee artikelen in de Profiel gepubliceerd ('Roosteren is een vak' en 'Vermijd pieken in de belasting'). Verder heb ik enkele jaren geleden (samen met Maaike Stam en Fieke Roozen) voor het ROC van Amsterdam een tweetal rapporten geschreven die in een boekje zijn gebundeld (‘CGO bij het ROCvA: een zoektocht naar adequate ICT-ondersteuning’).


Over de relatie tussen de flexibilisering van het onderwijs en de 850-uren norm  heb ik een duit in het zakje gedaan in het boek Beelden op Flexibel Onderwijs (onder redactie van Jef v.d. Hurk)


ICT beleid

Het woord ‘beleid’ is één van de meest misbruikte termen, vooral in de wereld van de overheidsorganisaties. We moeten voor alles een beleid hebben, en als er iets mis gaat dan lag het ongetwijfeld aan dat beleid – b.v. omdat het onvoldoende invulling gaf aan de ‘visie’ of de ‘missie’ van de organisatie.

Maar ondanks mijn scepsis bij de term ‘beleid’, en zeker van ‘ICT beleid’, heb ik toch moeten constateren dat onderwijsorganisaties er goed aan zouden doen om op het gebied van de informatievoorziening en de ICT met iets meer beleid te acteren.

Daarbij gaat het er in wezen om of de ambities van de organisatie in lijn zijn met de mogelijkheden zoals die op het gebied van ICT worden geboden. Ondersteunt de informatievoorziening (b.v. op het gebied van onderwijslogistiek, studentvolg, ontsluiting van content etc.) de plannen van het onderwijs? Wordt de bedrijfsvoering goed ondersteund? Zijn de mogelijkheden om onderwijsinnovaties te faciliteren (denk b.v. aan gaming, simulaties etc.) voldoende? En ook zaken als de professionaliseren van de docenten (weten zij raad met de mogelijkheden die worden geboden?), de mediawijsheid van de studenten en het beveiligingsbeleid van de organisatie moeten hiermee in lijn zijn.

Ik heb diverse onderwijsorganisatie geholpen met het formuleren van een ICT beleid, o.a. het ROC van Amsterdam, Hogeschool Zuyd, en het ID College.

 

samenhang

Het creëren van samenhang in de informatievoorziening is voor veel ROC's een grote uitdaging.  Hoe kan ervoor gezorgd worden dat de functionaliteiten van verschillende applicaties op elkaar aansluiten, dat er geen overlappingen zijn, dat de grootste witte vlekken worden opgevuld? Hoe kan worden bereikt dat gegevens slechts één keer ingegeven hoeven te worden en dan overal waar ze nodig zijn gebruikt kunnen worden? Dat het onderwijs goed ondersteund wordt en de bedrijfsvoering efficiënt is?

Ik heb het in dat verband gehad over de applicatie-architectuur, hoewel ik vakgenoten heb die daar iets anders onder verstaan. Ik heb hier recent nog bij Arcus College een strakke architectuur gedefinieerd, en een concreet plan hoe deze architectuur gerealiseerd kan worden - inclusief de heel concrete verbeteringen die daarmee in het dagelijks gebruik gerealiseerd worden.

 

efficiency

Onderwijsinstellingen in het algemeen, en ROC’s in het bijzonder, hebben nog veel mogelijkheden om de efficiency verder te verbeteren. Het ‘procesdenken’ zit nog niet tussen de oren, en dat leidt in veel gevallen tot situaties waarin gesub-optimaliseerd wordt, waar met het oplossen van het ene probleem het andere wordt gecreëerd, waar onduidelijkheden in het proces (of een proces waarvan de inrichting niet aan sluit op de werkelijkheid) worden opgevangen door handmatige correcties.

Om hier verbetering in te brengen moeten principes als ‘firt time right’, ‘enter once / use many times’ etc. worden gerealiseerd. En om dat te bereiken kan de applicatieve ondersteuning een belangrijke rol spelen.  Maar ook zaken als procesuniformering (waarbij het ook heel goed denkbaar is om voor sommige processen verschillende ‘smaken’ te onderscheiden), het eenduidig beleggen van verantwoordelijkheden, et cetera.

Het verbeteren van de bedrijfsvoering is natuurlijk een heel breed onderwerp, waar veel over gepubliceerd is. Ik ben daar de laatste jaren intensief mee bezig bij Gilde Opleidingen, waar de nOISe-vervanging als aanleiding werd genomen om ook de processen sterk te vereenvoudigen en de uitvoering te decentraliseren.


aan- en afwezigheidsregistratie (presentieregistratie)

Ongeveer 30% van de studenten in het MBO is kwalificatieplichtig, en ook de regels t.a.v. de onderwijstijd (de 850-uren norm) stellen eisen aan de administratie van aan- en afwezigheid van studenten. Deze eisen zijn recentelijk aangescherpt, en de minister heeft aangekondigd hier nog scherper op te gaan sturen. Dit stelt veel instellingen voor grote uitdagingen, en het resultaat is vaak dat er een grote administratieve kerstboom wordt opgetuigd, dat er veel geld, tijd en managementaandacht aan wordt besteed, dat allerlei technische oplossingen worden geïmplementeerd – en dat dit allemaal onvoldoende resultaten geeft.

Het kan denk ik vaak veel simpeler; met eenvoudige middelen kan soms al heel wat worden bereikt. En bovendien is het van belang om niet één uniform model te hanteren voor aan- en afwezigheidsregistratie, maar verschillende varianten waaruit , afhankelijk van de structuur van het onderwijs, gekozen kan worden. ‘One size doesn’t fit all’. en het met veel management-power proberen uit te rollen van een standaardaanpak leidt niet tot de gewenste resultaten.

Over dit onderwerp heb ik samen met Martijn Pittens, in opdracht van Kennisnet, een rapport geschreven waarin een brede inventarisatie wordt gemaakt van de belangrijkste aspecten (is in april 2010 verschenen). Verder kan hier ook de presentatie worden gedownload die ik over dit onderwerp heb gegeven op de CvI-conferentie in Veldhoven in april 2010. In juni 2010 is in de Profiel een artikel van mij verschenen over dit onderwerp. 

In schooljaar 2010/2011 heb ik Leeuwenborgh Opleidingen geholpen met de invoering van digitale AAR, en ik heb enkele ROC's hierover geadviseerd. Eind 2012 / begin 2013 heb ik Arcus College hierbij ondersteund.


tweede fase nOISe-vervanging: ondersteuning van het onderwijs

Bij de vervanging van nOISe en Icaris hebben veel instellingen zich in eerste instantie geconcentreerd op de bekostigingsrelevante gegevens. Logisch, gegeven de functie die nOISe en Icaris in die instellingen hebben gehad. Maar de ondersteuning van het onderwijs, in het bijzonder de bedrijfsvoering van het onderwijs, is daarmee vaak nog niet erg van de grond gekomen. En dat is heel jammer, want bij veel instellingen wacht het onderwijs al zo lang op een goede ondersteuning. Gelukkig komen veel instellingen nu in een fase dat ze hier wel aandacht aan kunnen besteden.

Maar welke ondersteuning het onderwijs precies wil is niet zo gemakkelijk te bepalen. 'Het' onderwijs bestaat niet, een ROC bestaat uit allemaal verschillende sectoren die verschillende behoeftes en verschillende prioriteiten hebben. Het inrichten van systemen om deze ondersteuning te bieden is een exercitie waarbij uniformiteit en heterogeniteit in evenwicht met elkaar moeten worden gebracht, waar de wensen vanuit de sectoren en opleidingen moeten worden 'vertaald' naar functionaliteiten zoals die door systemen kunnen worden geleverd.

Deze uitdaging sluit goed aan op diverse van de hierboven genoemde thema's (efficiency, onderwijslogistiek, CGO, AAR) - en het is dan ook iets waar ik instellingen graag bij help.

In de Profiel van maart 2011 is een artikel verschenen dat ik samen met Jef v.d. Hurk over studentvolgsystemen heb geschreven

 

ondersteuning bpv

De beroeps praktijk vorming maakt een belangrijk deel van de opleiding uit in het MBO, maar is qua ICT-ondersteuning grotendeels onontgonnen gebied. Terwijl ieder ROC jaarlijks (tien)duizenden bpv-plaatsen moet zien te vinden, studenten moet ‘matchen’ met deze plaatsen, e.e.a. administratief moet afwikkelen en de student vervolgens (op afstand) moet begeleiden, is er niet of nauwelijks ondersteuning bij dit massale proces. Terwijl er heel veel mogelijk is. In CRM-achtige systemen kunnen de bedrijven en contactpersonen worden bijgehouden, kunnen allerlei acties worden gefaciliteerd om bpv-plaatsen te ‘werven’, kan de matching worden ondersteund, en kan de bpv-overeenkomst worden gemaakt. En het is zelfs mogelijk om een stuk begeleiding in CRM te organiseren, hoewel ik zou aanraden om dat in een studentvolgsysteem te doen.

Maar zoals bij alle systemen voor ‘het onderwijs’ ligt ook hier de uitdaging dat de bpv in verschillende delen van de organisatie heel verschillend is georganiseerd. Sommige sectoren hebben ‘bpv desks’, die het contact met de bedrijven onderhouden, in andere sectoren is het de verantwoordelijkheid van individuele bpv-coördinatoren, of zelfs individuele docenten. En dan is  het goed inzetten van een applicatie om dit proces te ondersteunen geen sinecure.

Op de CvI-conferentie  van april 2010 in Veldhoven heb ik hier een presentatie over gehouden.