thema's

 

onderwijslogistiek: plannen en roosteren

Focus op Vakmanschap betekent dat scholen hun onderwijs moeten intensiveren: meer uren met even veel resources. Dit betekent dat zaken slimmer georganiseerd moeten worden. Bijna alle ROC's laten daarbij kansen liggen, omdat de onderwijslogistiek niet professioneel is georganiseerd: niet als functionele 'kolom' in de organisatie, met onvoldoende geschoolde medewerkers, en met onvoldoende zicht op hoe allerlei keuzes op het gebied van de inrichting van het onderwijs consequenties hebben voor de 'organiseerbaarheid' van het onderwijs.

Daarbij komen de uitdagingen op het gebied van taal en rekenen, het organiseren van deze vakken in niveauklassen die dwars door de bestaande klassenindelingen heen gaan. En dan zijn er ook nog allerlei innovatieve onderwijsconcepten die een totaal andere opzet vereisen, en die vaak mislukken omdat een instelling het niet georganiseerd krijgt.....

Hierover heb ik in januari 2014 een presentatie gehouden op de saMBO~ICT conferentie. Verder heb ik in 2012 twee artikelen in de Profiel gepubliceerd ('Roosteren is een vak' en 'Vermijd pieken in de belasting'). Verder heb ik enkele jaren geleden (samen met Maaike Stam en Fieke Roozen) voor het ROC van Amsterdam een tweetal rapporten geschreven die in een boekje zijn gebundeld (‘CGO bij het ROCvA: een zoektocht naar adequate ICT-ondersteuning’).


ICT beleid

Het woord ‘beleid’ is één van de meest misbruikte termen, vooral in de wereld van de overheidsorganisaties. We moeten voor alles een beleid hebben, en als er iets mis gaat dan lag het ongetwijfeld aan dat beleid – b.v. omdat het onvoldoende invulling gaf aan de ‘visie’ of de ‘missie’ van de organisatie.

Maar ondanks mijn scepsis bij de term ‘beleid’, en zeker van ‘ICT beleid’, heb ik toch moeten constateren dat onderwijsorganisaties er goed aan zouden doen om op het gebied van de informatievoorziening en de ICT met iets meer beleid te acteren.

Daarbij gaat het er in wezen om of de ambities van de organisatie in lijn zijn met de mogelijkheden zoals die op het gebied van ICT worden geboden. Ondersteunt de informatievoorziening (b.v. op het gebied van onderwijslogistiek, studentvolg, ontsluiting van content etc.) de plannen van het onderwijs? Wordt de bedrijfsvoering goed ondersteund? Zijn de mogelijkheden om onderwijsinnovaties te faciliteren (denk b.v. aan gaming, simulaties etc.) voldoende? En ook zaken als de professionaliseren van de docenten (weten zij raad met de mogelijkheden die worden geboden?), de mediawijsheid van de studenten en het beveiligingsbeleid van de organisatie moeten hiermee in lijn zijn.

Ik heb diverse onderwijsorganisatie geholpen met het formuleren van een ICT beleid, o.a. ROC Friese Poort, het ROC van Amsterdam, Hogeschool Zuyd, en het ID College (tegenwoordig Rijnland College).

 

samenhang

Het creëren van samenhang in de informatievoorziening is voor veel ROC's een grote uitdaging.  Hoe kan ervoor gezorgd worden dat de functionaliteiten van verschillende applicaties op elkaar aansluiten, dat er geen overlappingen zijn, dat de grootste witte vlekken worden opgevuld? Hoe kan worden bereikt dat gegevens slechts één keer ingegeven hoeven te worden en dan overal waar ze nodig zijn gebruikt kunnen worden? Dat het onderwijs goed ondersteund wordt en de bedrijfsvoering efficiënt is?

Ik heb het in dat verband gehad over de applicatie-architectuur, hoewel ik vakgenoten heb die daar iets anders onder verstaan. Ik heb hier allerlei ROC's (ROC Friese Poort, Albeda College, Arcus (tegenwoordig Vista College), ROC van Amsterdam) een strakke architectuur gedefinieerd, en een concreet plan hoe deze architectuur gerealiseerd kan worden - inclusief de heel concrete verbeteringen die daarmee in het dagelijks gebruik gerealiseerd worden.

 

efficiency

Onderwijsinstellingen in het algemeen, en ROC’s in het bijzonder, hebben nog veel mogelijkheden om de efficiency verder te verbeteren. Het ‘procesdenken’ zit nog niet tussen de oren, en dat leidt in veel gevallen tot situaties waarin gesub-optimaliseerd wordt, waar met het oplossen van het ene probleem het andere wordt gecreëerd, waar onduidelijkheden in het proces (of een proces waarvan de inrichting niet aan sluit op de werkelijkheid) worden opgevangen door handmatige correcties.

Om hier verbetering in te brengen moeten principes als ‘firt time right’, ‘enter once / use many times’ etc. worden gerealiseerd. En om dat te bereiken kan de applicatieve ondersteuning een belangrijke rol spelen.  Maar ook zaken als procesuniformering (waarbij het ook heel goed denkbaar is om voor sommige processen verschillende ‘smaken’ te onderscheiden), het eenduidig beleggen van verantwoordelijkheden, et cetera.

Het verbeteren van de bedrijfsvoering is natuurlijk een heel breed onderwerp, waar veel over gepubliceerd is. Ik ben daar de laatste jaren intensief mee bezig bij Gilde Opleidingen, waar de nOISe-vervanging als aanleiding werd genomen om ook de processen sterk te vereenvoudigen en de uitvoering te decentraliseren.


aan- en afwezigheidsregistratie en verzuim

Ongeveer 30% van de studenten in het MBO is kwalificatieplichtig, en ook de regels t.a.v. de onderwijstijd (de 850-uren norm) stellen eisen aan de administratie van aan- en afwezigheid van studenten. Deze eisen zijn recentelijk aangescherpt, en de minister heeft aangekondigd hier nog scherper op te gaan sturen. Dit stelt veel instellingen voor grote uitdagingen, en het resultaat is vaak dat er een grote administratieve kerstboom wordt opgetuigd, dat er veel geld, tijd en managementaandacht aan wordt besteed, dat allerlei technische oplossingen worden geïmplementeerd – en dat dit allemaal onvoldoende resultaten geeft.

Het kan denk ik vaak veel simpeler; met eenvoudige middelen kan soms al heel wat worden bereikt. En bovendien is het van belang om niet één uniform model te hanteren voor aan- en afwezigheidsregistratie, maar verschillende varianten waaruit , afhankelijk van de structuur van het onderwijs, gekozen kan worden. ‘One size doesn’t fit all’. en het met veel management-power proberen uit te rollen van een standaardaanpak leidt niet tot de gewenste resultaten.

Over dit onderwerp heb ik samen met Martijn Pittens, in opdracht van Kennisnet, een rapport geschreven waarin een brede inventarisatie wordt gemaakt van de belangrijkste aspecten (is in april 2010 verschenen). In juni 2010 is in de Profiel een artikel van mij verschenen over dit onderwerp. 

In schooljaar 2010/2011 heb ik Leeuwenborgh Opleidingen geholpen met de invoering van digitale AAR, en ik heb enkele ROC's hierover geadviseerd. Eind 2012 / begin 2013 heb ik Arcus College hierbij ondersteund (samengegaan in Vista College)